Gelen/Giden Belge Kayıt

  1. Sol alt menüden Genel/Giden Belge yi seçiniz.Açılan üst menüden Gelen Belge Kayıt'ı seçiniz.(1,2)

    Açılan Gelen Belge ekranında işlem butonları ve belge bilgileri alanı yer almaktadır.

    Gelen Belge Bilgiler alanında belgemize ait bilgileri doldurduğumuz bir alandır.Bu alanımızda

    1. Sahip Birim alanında hizmet verdiğinizi Kurum/Kuruluş otomatik gelecektir.(3)
    2. Belge Türü alanıda yine tek seçim olduğu için otomatik gelecektir.Eğer gelmiyor ise Belge türü alanının yanında bulunan Varsayılan linkine tıklayarak otomatik hale getirebilirsiniz.(3)
    3. Konu alanına elinizdeki fiziksel belgenin üstünde yer alan konu bilgisini giriniz.(3)
    4. Belgo No kısmına elinizdeki fiziksel belgenin üstünde yer alan belge numarasını giriniz.(3)
    5. Belgo Tarihi kısmına elinizdeki fiziksel belgenin üstünde yer alan belge tarihini giriniz.(3)
    6. Elinizdeli fiziksel belgeyi gönderen Kurum/Kuruluş/Şahıs bilgisine göre Gönderen Kurum, Gönderen Şirket, Gönderen Kişi ve Diğer alanlarından sadece biri doldurulmak şartı ilegönderen bilgisini girebilirsiniz.Burada dikkat etmemiz gereken Gönderen Kurum alanının bir kaç harf ile otomatik bir şekilde seçim yapılarak dolması diğer 3 alanın ise, gönderen bilgisinin eksiksiz bir şekilde doldurarak klavyeden F10 tuşu ile sisteme kayıt etmek zorunda olmamızdır.(3)
    7. Gizlilik alanın da Tasnif Dışı , Hizmete Özel , Özel , Gizli ,Çok Gizli , Kişiye Özel seçeneklerinden biri seçilmelidir.Resmi yazışma usullerince bir belge en az Tasnif Dışı gizlilik derecesinde olmalıdır.Bu yüzden bu alan zorunlu alanlarımızdandır.(3)
    8. İvedilik alanında Normal , İvedi , Çok İvedi ve Günlü seçeneklerinde en az biri seçilmelidir.Başbakanlık resmi yazışma usullerince ivedilik en az Normal olmaldır.Bu yüzden bu alan zorunlu alanlarımızdandır.(3)

    Dağıtım bölümünde ise kayıt olan evrağın, dağıtımını gerçekleştirecek olan sorumlu birim seçilmelidir.(4)

    Ekler bölümünde kayıt edilen evrağın eklerinin sisteme yüklendiği bölümdür.Ekle butonu veya Gözat linki ile kayıt edilmek istenen evrağa ek ekleyebiliriz.(5)

    İşlem butonlarını incelersek eğer;

    1. Arama butonu ile sisteme kayıt ettiğimiz evrakları bulabilir ve evraklar üstünde değişiklik yapabiliriz.(12)
    2. Dosya Seç butonu ile kendi bilgisayarınızda bulunan pdf formatındaki bir belgeyi ekleyebiliriz.(11)
    3. Klasörden Seç butonu ile ekranda sağ üste yer alan Ayarlar dan ,Taranmış Klasörler bölümünde hedef gösterdiğimiz klasördeki belgerimiz sisteme ekleyebiliriz.(10)
    4. Klasörden Al butonu ile ekranda sağ üste yer alan Ayarlar dan ,Taranmış Klasörler bölümünde hedef gösterdiğimiz klasördeki ,işlem görmemiş ve tarih olarak önce eklenmiş belgeyi otomatik olarak ekleyebiliriz.(9)
    5. Tara butonu ile bilgisayarımıza bağlı tarayıcılarmızda fiziksel belgemizi tarayabiliriz.(8)
    6. Outlook'tan Al butonu ile outlook programında seçili olarak bıraktığımız mail de bulunan belgemizi sisteme kayıt edebiliriz.(7)
    7. Kaydet butonu ile tüm bilgileri eksiksiz doldurulmuş olan belgemizi sisteme kayıt edebiliriz.(6)

    Incoming Menu Buttons