Klasör Kuralları

  1. Klasör Kuralları kullanıcıya ait olan , Klasörler menüsündeki Gelen Giden klasörlerine otomatik talimatlar verebildiği ve evraklarında otomatik düzen sağlayabilen bir yapıdır.
  2. Yönetim menüsünü seçip açılan üst menülerden Klasör Kuralları'nı seçiniz.Açılan Klasör Kuralları sayfasında tüm Klasör Kuralları Listele butonu ile listeleyebilirsiniz. Yeni Ekle butonu ile yeni klasör kuralları ekleyebilir yada düzenlenmesi gereken klasör kuralları listeden seçip çift tık ile detaylı bilgilerine ulaşarak düzenleme yapabilirsiniz.(1,2,3,4)

    Menu Button

    Şekil 1

  3. Yeni Ekle butonuna tıklandıgında Yeni Klasör Kuralları sayfası açılacaktır. Yeni Klasör Kuralları sayfası üç bölümden oluşmaktadır.
    1. Klasör Kuralı Bilgileri bölümünde klasör kuralı için Ad,Sahip Birim,Sahip Kullanıcı,Öncelik ve Aktif Mi bilgilerini doldurabilirsiniz.Sahip Birim ve Sahip Kullanıcı otomatik olarak dolacaktır.Burada dikkat edilmesi gerek Öncelik alanıdır.Bu kısım klasör kuralının önceliğini belirlediğimiz kısımdır. Klasör kurallarının çakışma olasılığında hangi kuralın öncelik bilgisi rakam olarak sıfıra yakın ise o kural işleyecektir. [Şekil 1 (1)]
      Örn;
        Önceliği 1 olan klasör kuralı ile önceliği 2 olan klasör kuralının , kuralları çakıştığı zaman önceliği 1 olan klasör kuralı işleyecektir.
    2. Filtreler bölümü klasör kuralı için kriterler oluşturduğumuz alandır.Bu kriterleri belgeyi Gönderen Kullanıcı , Gönderen Birim , Konu , Ekli Var mı? ve Gönderi Nedeni olarak filtreleyebiliriz. [Şekil 1 (2)]
      Örn;
        Gönderen Kulanıcı bölümüne 'Sercan Boyraz' kullanıcısını girdiniz. Gönderi Nedeni alanına 'İmzalamam İçin Gelen Dökümanlar' seçeneğini seçtiniz. Artık 'Sercan Boyraz' kullanıcısından size imza için gönderilmiş bütün belgeleri Klasöre Gönder bölümünde seçili olan klasöre otomatik gönderilecektir.
    3. Aksiyonlar bölümü ise filtreleme bölümünde kriterlere uyan belgelerin son işleminin belirlediği alandır.Klasöre gönder alanında Gelen Giden belgelerimize eklediğimiz klasörlerimiz listelenecektir.Buradan uygun klasörü seçilip,Sesli Uyarı ve Uyarı Göster seçenekleri uygun bir şekilde seçildikten sonra bu klasör kuralına uyan belgeleri bilgi amaçlı bir kullanıcıya sevk etmek istiyorsak, Bilgi İçin Gönder alanına kullanıcı ismini girmemiz yeterli olacaktır. [Şekil 1 (3)]
    Bu işlemlerden sonra Kaydet butonu ile klasör kuralını sisteme kayıt edebiliriz.
  4. Menu Button

    Şekil 2