Klasörler

  1. Programa giriş yaptıktan sonra Klasörler ekranı açılacaktır.Bu ekrandan bütün Gelen Giden evraklarınızın kontrolunu yapabilirsiniz.Eğer vekalet yada birim yetkileriniz var ise, yetkilerinizide Klasörler ekranından görebilir ve işlem yapabilirsiniz.(1,2)

    Gelen veya Giden kutularınızdan bir şeçim yaptıktan sonra, seçilen kutuya ait belgeleriniz, Belge Listeleri bölümünde listelenecektir.(3) Listelenen belgelerde bazı ön bilgiler mevcuttur.Bunlar ;

      1. Belgenin konusu,
      2. Belgeyi gönderen kişi,
      3. Belgenin gideceği kurum veya birim,
      4. Belgenin geliş tarihi ve saati,
      5. Belgenin işlemi gibi bilgileride görebilirsiniz.

    Listelenen belgelerden içeriğini görmek yada işlem yapmak istediğiniz herhangi bir belgeyi seçerseniz, belge içeriği editör de gözükecektir.(4)

    Editördeki belgenin bilgileri, belgenin hemen üstünde yer almaktadır.(5)

    Programdaki kişisel ayarlarınız için ekranda sağ üst köşedeki Ayarlar linkine tıklayabilirsiniz.Detaylı bilgi için tıklayınız(7)

    Menu Button

    Şekil 1

    Editördeki belge için işlem yapmak isterseniz, yine editörün üstündeki butonlar ile hızlıca işlem yapabilirsiniz.Ayrıca bu butonlara Belge Listesi'nde seçili olan belgeye sağ tuş ile tıklarak açılan menüden de ulaşabilirsiniz.(Şekil 1 - (6,3))

    Şekil 2

    Editördeki butonların görevlerini ve işlevlerini şu şekilde özetleyebiliriz.

      1. Tarihçe butonu ile belgenin üzerindeki tüm işlemleri görebilirsiniz.Belgeyi kimlerin okuduğuna kadar tüm bilgilere ulaşabilirsiniz.
      2. Tarihçe ekranında dört ayrı gösterim şekli vardır.Bunlar ;

          1. Liste ekranında belge üstündeki tüm işlemleri sırasıyla ile görebilirsiniz.(Şekil 3)
          2. Hiyerarşik ekranında belge üstündeki tüm işlemleri hiyerarşi düzeninde görebilirsiniz.(Şekil 3)
          3. Çizelge ekranında belge üstündeki imza, sevk ve havale işlemlerini Çizelge (tarih aralığı) şeklinde görebilirsiniz.(Şekil 3)
          4. Akış ekranında ise belgenin imza sırasını ve imza durumunu görebilirsiniz.(Şekil 3)

        Menu Button

        Şekil 3

      3. Cevapla butonu ile belgeye cevap niteliğinde bir yazı oluşturmak için Yeni Taslak Sayfası' na gidebiliriz .(Şekil 2)
      4. İade Et butonu ile belgeyi iade edebiliriz.(Şekil 2)
      5. Yazdır butonu ile belgeleri yazdırabiliriz.(Şekil 2)
      6. Dosyaya Kaldır butonu ile belgeleri arşive kaldırabiliriz.(Şekil 2)
      7. Havale butonu ile belgeleri diğer kullanıcı veya birimlere havale edebiliriz. Havale işlemine uygun belgelerde yardımcı butonlarda otomatik olarak Havale butonu çıkacaktır. Havale butonuna tıklayarak havale ekranını açınız.(Şekil 4)
      8. Şekil 4

          1. Açılan havale ekranında Birim , Kullanıcı ve Dağıtım Grubu olmak üzere 3 farklı havale yolu vardır. Uygun olan bölümü seçip, 4. Alanda filtreleme yaparak istenilen birim çift tıklama ile 5. Alan olan dağıtım bölümüne havale edilen birim, kişi veya dağıtım grupları gelecektir. Bu alandan özel not ekleme işlemi de yapabilirsiniz.(Şekil 5)

        Şekil 5

          1. Dağıtım gruplarında bazı özel durumlar mevcuttur. Aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi Dağıtım alanı seçilip Tümünü Listele butonuna tıklayınız(1,2). Listelenen dağıtım gruplarından seçim yapınız(3). Gruba Dahil Birimler ekranında seçilien dağıtım grubuna ait olan birimleri Gereği ve Bilgi olarak seçebilirsiniz(6). Seç butonuna tıklayarak grubunuzu Dağıtım alanına alabilirsiniz(5). Havale butonuna basarak işleminizi sonlandırabilirsiniz. (Şekil 6)

        Şekil 6

          1. Sık kullanılanlar seçeneğinde ise , sıklıkla belge gönderilen kullanıcıların veya birimlerin hafızada tutulduğu alandır. Havale işlemleri yapılırken sık kullanılan “Kullanıcılar” (Şekil 7) şekildeki gibi numara sırası ile eklenir ve çoklu olarak havale işlemleri gerçekleştirilebilir.

        Şekil 7

          1. Havale işlemleri yapılırken “Birimler” (Şekil 7.1) şekildeki gibi numara sırası ile eklenir ve havale işlemleri çoklu olarak gerçekleştirilebilir.

        Şekil 7.1

      9. Barkod Yazdır butonu ile belgelerin barkod numaralarını yazdırabiliriz.(Şekil 2)
      10. Dışa Aktar butonu ile belgelerinizi kendi bilgisayarlarınıza kayıt edebilirsiniz.(Şekil 2)
      11. Şekil 8

      12. E-Posta butonu ile belgeleri kendi mail adresiniz ile bir başka kişiye mail gönderebilirsiniz.(Şekil 8)
          1. Kimden bölümü sistemden kullanıcı mail adresini getirecektir. Kime bölümünde eğer sistemde kayıtlı bir kullanıcı yazılıan üç kelimden sonra ekrana gelecektir. (Şekil 8.1) Ekle butonuna tıklayarak kişi eklenecektir.

        Şekil 8.1

          1. Konu kısmına mailin konusu eklenecektir. Ekler kısmında ise belge icerikleri eklencektir. Şekildeki gibi kutucuklar seçilmelidir. (Şekil 8.2)

        Şekil 8.2

        Outlook butonuna basarak Outlook’unuz açık ise Outlook üzerinden yeni mail sayfası açabilirsiniz.

      13. Not Ekle butonu ile belgelere not ekleyebiliriz.(Şekil 2)
      14. Not Gizle butonu ile belgelere eklenen notları gizleyebiliriz.(Şekil 2)
      15. Reddet butonu ile belgeye not yazarak reddedebilirsiniz.Yada Reddet butonunun sağındaki küçük oka  (RejectOk)  tıklayıp Değiştirerek Reddet diyerek, editördeki belgeyi düzenledikten sonra tekrar Reddet butonuna tıklayarak belgeyi reddedebilirsiniz.Red edilen belge, sahibine geldiğinde sizin düzenlediğiniz alanları görüp, belgesini doğru bir şekilde düzenleyip tekrar gönderecektir. (1)

        Not : Düzenlenen alanlar mavi ve altı çizili bir şekilde durmaktadır.Bunun sebebi değiştirilen alanların belli olmasıdır(2).Değiştirilen bu mavi alanlar sadece belge düzeltilirken ve belge düzenleme ekranlarında görülecektir.

      16. Menu Button

        Şekil 4

      17. İmza butonu ile seçili olan belgeyi imzalayabilirsiniz.(Şekil 2)
      18. İmza butonuna tıkladığınızda imza ekranı gelecektir.Bilgisayarınıza kart okuyucunuzu takip gelen ekradan PIN alanına   e-imza şifremizi girip, İmza butonuna basarak belgeyi imzalabilirsiniz.(Şekil 5 (1,2))

        Menu Button

        Şekil 5